Kamis, 08 Maret 2012

Sistem Manajemen Perusahaan


Sistem Manajemen Perusahaan

ugas Makalah Kewirausahaan


-       Sistem rekrutmen
-       Sistem Admin Perkantoran
-       Sistem Distribusi/Promosi




BAB I

PENDAHULUAN


Banyak pengusaha kecil yang mengelola pemasaran usahanya dengan mengandalkan kebiasaan-kebiasaan yang telah berlaku saja. Mungkin di masa lalu hal ini dapat dijalankan karena masih langkanyanya proses produksi. Tetapi dengan kondisi yang makin kerasnya persaingan, semua keputusan pengelolaan (pemasaran) harus didasarkan atas fakta-fakta yang nyata dan data-data yang memadai. Ini merupakan prinsip pengelolaan ilmiah. Unsur-unsur kebiasaan, pengelolaan berdasarkan kira-kira yang bersifat naluriah sudah tidak mencukupi lagi.

          Bagaimanapun juga, pemasaran merupakan salah satu unsur utama untuk mencapai keuntungan usaha. Karena itu, pimpnan perusahaan harus senantiasa memantau dan mengelola pemasaran usahanya secara terus menerus. Bagaimana sistem pemasarannya, distribusi, penentuan harga, kemasan produk, cara penawaran dan pembayaran serta promosi merupakan sasaran pengelolaan pemasaran. Dalam hal ini prinsip pengelolaan ilmiah harus diterapkan demi tercapainya sasaran.


BAB II
PEMBAHASAN

Mengenal sistem manajemen perusahaan

Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.


Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.

Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:

  1. Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
  2. Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
  3. Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama
  4. Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.

Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut Department of Health & Human Services, evaluasi adalah proses untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.

Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa evaluasi merupakan suatu aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain, implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.

Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.

Data dari luar organisasi akan menjadi sangat penting untuk digunakan dalam melakukan analisis dan evaluasi. Evaluasi mungkin saja dilakukan dengan tidak terlalu mementingkan keakuratan data yang ada, namun dengan lebih bijaksana dalam memperoleh data, sehingga data yang hanya berkriteria cukup dapat saja digunakan dalam pelaksanaan evaluasi. Penggunaan data dan informasi guna melakukan evaluasi lebih diprioritaskan pada kecepatan untuk memperoleh data dan kegunaannya. Dengan demikian, hasil evaluasi akan lebih cepat diperoleh dan tindakan yang diperlukan untuk perbaikan dapat segera dilakukan.

Klasifikasi evaluasi dapat dilakukan berdasarkan pada:
  1. Apa yang dievaluasi.
  2. Tujuan evaluasi.
  3. Fokus evaluasi.
  4. Metode evaluasi.
  5. Pendekatan evaluasi.
  6. Lingkup atau tataran yang dievaluasi.
  7. Orientasinya.

Berdasarkan apa yang dievaluasi, evaluasi dapat dibagi ke dalam beberapa
kelompok:
  • Evaluasi kegiatan.
  • Evaluasi program.
  • Evaluasi kebijakan.
  • Evaluasi pengelolaan keuangan.
  • Evaluasi pengelolaan sumber daya manusia.
  • Evaluasi terhadap sistem dan governance.
  • Evaluasi terhadap struktur, mekanisme dan prosedur.
  • Evaluasi efisiensi, efektivitas, kehematan, kelayakan.
Penggolongan evaluasi berdasarkan tujuan evaluasi dapat meliputi :
  • Evaluasi untuk tujuan tertentu, misalnya: untuk mempelajari fakta dan kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, untuk meningkatkan kinerja.
  • Goal free evaluation atau evaluasi untuk mencari peluang perbaikan yang tidak ditetapkan terlebih dahulu.

Berdasarkan fokus evaluasinya pekerjaan evaluasi dapat dibagi ke dalam
lima kelompok:
  • Input evaluation
  • Process evaluation
  • Output evaluation
  • Outcomes evaluation
  • Impact evaluation.
Berdasarkan pendekatannya, evaluasi dapat dibagi ke dalam:
· Evaluasi semu
· Evaluasi formal
· Evaluasi keputusan teoretis

Berdasarkan orientasinya, evaluasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori sebagai berikut:
  • Evaluasi yang proaktif (Proactive evaluation)
  • Evaluasi yang klarifikatif (Clarificative evaluation)
  • Evaluasi interaktif (Interactive evaluation)
  • Evaluasi monitoring (Monitoring evaluation)
  • Evaluasi dampak (Impact evaluation)
Berikut ini penjelasan masing-masing kategori :
  • Evaluasi yang proaktif (Proactive evaluation)

Evaluasi proaktif ini dapat dilakukan sebelum suatu kebijakan/program ditetapkan. Pendekatan-pendekatan kunci :
1. Perkiraan kebutuhan.
2. Review riset.
3. Review : praktik-praktik terbaik (best practices)

Dalam pencarian bukti-bukti dapat digunakan teknik-teknik: DELPHI, Customer Satisfaction Survey, Nominal Group Forum, Konsep Mapping, Focus Group.
· Evaluasi yang klarifikatif (Clarificative evaluation).
Evaluasi klarifikatif ini berfokus pada klarifikasi struktur internal dan fungsi dari suatu program dan kebijakan. Pendekatan-pendekatan kunci :
1. Evaluability assessment.
2. Logic development.
3. Acreditation.
Pendekatan ini cocok untuk program yang mulai dilaksanakan.

· Evaluasi interaktif (Interactive evaluation).
Evaluasi interaktif ini dapat digunakan untuk memperoleh informasi atas
implementasi program. Pendekatan penting yang bisa dipakai :
  1. Evaluasi responsive
  2. Riset tindakan
  3. Evaluasi pengembangan
  4. Evaluasi pemberdayaan

· Evaluasi monitoring (Monitoring evaluation).
Evaluasi monitoring ini sangat tepat digunakan ketika program sudah dalam pelaksanaan. Evaluasi ini sudah melibatkan pengembangan sistem untuk pemantauan kemajuan program.    Indikator kinerja kuantitatif sudah harus digunakan sebagai alat untuk
mengorganisasikan data dalam evaluasi monitoring. Pendekatan-pendekatan utama yang dapat dipakai :
  1. Component analysis.
  2. Pengukuran kinerja (Performance assessment).
  3. System analysis.

· Evaluasi dampak (Impact evaluation).
Evaluasi ini digunakan untuk menilai hasil dan dampak program yang sudah mapan. Evaluasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang penghargaan, atau kemanfaatan program. Evaluasi ini disebut juga evaluasi sumatif (Sumative evaluation). Pendekatan yang dapat dipakai :
  1. Evaluasi yang berdasarkan sasaran
  2. Studi proses-outcome
  3. Evaluasi berdasarkan kebutuhan (Needs-based evaluation)
  4. Goal-free evaluation (termasuk mengevaluasi dampak yang bersifat positif dan negatif (unintended impact) dan tidak hanya outcome semata).
  5. Performance audit.
Suatu evaluasi dilaksanakan dengan berbagai alasan, yaitu :
  1. Untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan aktivitas dan program organisasi
  2. Mengestimasi manfaat usaha-usaha yang dilakukan untuk meningkatkan pelaksanaan aktivitas.
  3. Untuk mengembangkan program-program dan teknik baru bagi peningkatan kinerja.
  4. Untuk meningkatkan efektivitas manajemen pelaksanaan kegiatan.
  5. Untuk meyakinkan bahwa akuntabilitas kinerja organisasi cukup memadai.
Alasan perlunya evaluasi dalam suatu proses implementasi akuntabilitas adalah :
  1. Untuk meningkatkan mutu pelaksanaan pengelolaan aktivitas organisasi yang lebih baik.
  2. Untuk meningkatkan akuntabilitas kinerja organisasi.
  3. Untuk memberikan informasi yang lebih memadai dalam menunjang proses pengambilan keputusan.
  4. Meningkatkan pemanfaatan alokasi sumber daya yang tersedia,
  5. Sebagai dasar peningkatan mutu informasi mengenai pelaksanaan kegiatan organisasi.
  6. Mengarahkan pada sasaran dan memberikan informasi kinerja.

Evaluasi terhadap kebijakan/program ataupun kegiatan organisai tidaklah selalu mudah dan murah. Kemudahan dan harga yang dibayar inilah yang menjadi pertimbangan utama dalam menentukan ruang lingkup evaluasi terhadap suatu permasalahan. Pendekatan ini lebih cenderung pada teknis ekonomis belaka, meskipun manajemen yang pragmatis tentu tidak bisa mengabaikannya. Bagaimana jika pertimbangan lain, misalnya, sosial ekonomis ? Sudah tentu ruang lingkupnya menjadi berubah dan semakin meluas.

Ukuran-ukuran yang dipakai dalam pendekatan teknis ekonomis lebih kepada biaya dan manfaat, sehingga analisis biaya dan manfaat menjadi sangat penting. Lain halnya jika pendekatan yang dipakai sudah ke arah sosio ekonomis, maka pertimbangan dan ukuran lebih mengarah tidak hanya ke 3 E (ekonomis, efisien dan efektif), tetapi juga sudah kepada ke 2 E lainnya, yaitu ekuitas (kesamaan, kecukupan dan keadilan) serta excellent services (pelayanan prima).

Sebagai simpulan tujuan evaluasi sangat tergantung dari kebijakan pimpinan organisasi yang diberi wewenang untuk melakukan evaluasi dengan mempertimbangkan berbagai kendala yang ada. Evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar harus secara eksplisit menyatakan tujuan evaluasi tersebut secara jelas, sehingga dapat didesain suatu evaluasi yang secara pragmatis dapat mencapai tujuan-tujuan itu.

Sistem rekrutmen Perusahaan

Untuk mendapatkan data yang diperlukan, penulis melakukan kegiatan pengumpulan data dengan cara mendekatkan masalah menggunakan beberapa meotde diantaranya :
1. Wawancara
            Pengumpulan data yang diperlukan denan cara langsung kepada pihak yang berkaitan dengan masalah yang sedang diamati, dan dapat memberikan gambaran dan informasi yang diperlukan. Wawancara dilakukan dalam rangka mempelajari dan mengamati sistem yang sedang berjalan selama ini dari hasil wawancara tersebut penulis mendapatkan data yaitu bagaimana atau masalah apa yang timbul dan yang dapat dibantu secara dipecahkan dengan menggunakan sistem komputerisasi nanti.
2. Observasi
            Kegiatan yang dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan data yang langsung dari sumbernya dengan cara pengamatan, sekaligus merupakan masukan untuk penulis
3. Kepustakaan
            Pengumpulan data yang dilakukan sebagai bahan pelengkap dan sekaligus sebagai analisa perbandingan, penulis melakukan pendekatan dengan buku-buku yang dapat membantu penbulis sebagai bahan referensi yang berhubungan dengan maslaah yang dibahas

A.  Ruang Lingkup
            Dalam penulisan laporan ini, penulis membatasi masalah pada proses penerimaan surat lamaran meliputi surat seleksi lamaran, wawancara, kontak kerja, dan pembuatan laporan. yang diperlukan oleh perusahaan PT. Pratama Sport. Hal ini diperlukan agar nantinya pokok permasalahan yang akan dibahas tidak keluar dari yang penulis tentukan

B. Sistematika Penulisan
            Dari semua bahan dan data yang diperlukan maka disusun sistematika penulisan dalam lima bab yang diuraikan sebagai berikut :
- BAB I PENDAHULUAN
            Bagian awal dari tugas akhir ini, penulis akan mengetengahkan sistem secara umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan tugas akhir ini

- BAB II LANDASAN TEORI
            Dalam bab ini, penulis akan menjelaskan konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup penulisan tugas akhir, dan juga memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan pendukung (tools system) dari perancangan sistem yang terdiri dari DFD, kamus data, normalisasi, struktur kode.

- BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
            Untuk bab ini akan dijelaskan tentang gambaran umum, tinjauan perusahaan, prosedur sistem berjalan yang dilengkapi dengan diagram alir data, kamus data, spesifikasi sistem berjalan dan permasalahan yang terjadi dan alternatif pemecahan masalah.

- BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
            Bab ini berisikan tentang sistem secara umum, prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan, kamus data, spesifikasi rancangan sistem usulan, spesifikasi sistem komputer, dan jadwal implementasi
- BAB V PENUTUP
            Akhir dari tugas akhir ini, penulis akan mengutarakan kesimpulan dari hasil yang telah dikemukakan pada Bab sebelumnya.

            Sistem Administrasi Perkantoran

CAKUPAN MATERI TRAINING :
1. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
a. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
b. Ruang lingkup administrasi perkantoran
c. Tujuan administrasi perkantoran
d. Karakteristik administrasi perkantoran modern

2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
a. Azas-azas manajemen perkantoran
b. Struktur organisasi kantor

3. Tata Ruang Kantor
a. Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
b. Azas tata ruang kantor
c. Jenis tata ruang kantor
d. Fasilitas kantor
e. Penyusunan tata letak fasilitas kantor
f. Tata lingkungan kantor
g. Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

4. Korespondensi
a. Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
b. Bagian-bagian surat
c. Format surat
d. Bahasa surat
e. Langkah-langkah penyusunan surat
f. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

5. Pelayanan Telepon
a. Persiapan yang perlu dilakukan
b. Menerima telepon
c. Menelepon
d. Mencatat pesan-pesan melalui telepon
e. Kesalahan dalam bertelepon

6. Pelayanan Tamu
a. Syarat penting penerima tamu
b. Catatan identitas tamu
c. Pelayanan terhadap tamu

7. Dokumentasi dan Pengarsipan
a. Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
b. Jenis arsip
c. Tujuan Pengelolaan Arsip
d. Penggandaan dan pendistribusian arsip
e. Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
f. Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
g. Peminjaman arsip
h. Penyusutan arsip
i. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip

8. Penyusunan Standar Operating Procedure
a. Pengertian dan pentingnya
b. Simbol-simbol dalam
c. Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan

9. Pengelolaan Inventarisasi
a. Pengertian inventarisasi
b. Pelaksanaan inventarisasi
c. Mutasi barang
d. Pemberian label dan kode barang
e. Penghapusan barang

10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
a. Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
b. Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
c. Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
d. Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
a. Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
b. Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
c. Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran

Software untuk administrasi perkantoran
Sistem Arsip Elektronik
Sistem Informasi Manajemen
Manajemen basis data
LAN, intranet, dan internet

MANFAAT YANG DIPEROLEH :
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu :
  1. Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik.
  2. Memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola arsip yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
  3. Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran.





Sistem Distribusi/Promosi
1. Sistem Pemasaran
            Dalam hal inilah sistem pemasaran berkewajiban menjaga agar selalu terjadi keseimbangan antara permintaan pasar dengan kemampuan berproduksi. Karena itu, sistem pemasaran dengan produksi hendaknya selalu dinamis dan saling mendukung.
Dalam geraknya, sistem pemasaran hendaknya menyusun program yang efektif berdasarkan situasi pasar yang berlaku yang sebelumnya telah diteliti. Untuk itu perlu adanya keterpaduan dengan semua kegiatan perusahaan lainnya, yaitu kebijaksanaan produk, pengemasan dan pengepakan, harga, promosi, dan saluran distribusinya.
1) Kebijaksanaan Produk
            Pimpinan perusahaan harus dapat memilih dengan tepat barang-barang apa yang harus dihasilkan atau yang diusahakannya. Kebijaksanaan pemilihan produk harus sesuai dengan kebutuhan, kemampuan dan dapat menarik minat konsumen. Ketiga unsur ini harus ada agar transaksi dengan konsumen dapat terjadi. Seseorang yang membutuhkan dan mempunyai kemampuan untuk membeli sesuatu barang/ jasa tetapi tidak merasa tertarik maka kemungkinan besar tidak akan membelinya.
2) Pengemasan dan Pengepakan Produk
            Pengemasan produk perlu diperhatikan karena kemasan yang indah dan menarik akan menambah minat pembeli dan kemasan yang khas akan mempermudah pembeli untuk mengingat produk. Pengemasan juga akan mempermudah pengangkutan dan penyimpanan, serta mengurangi kemungkinan kerusakan produk yang dikemas.
            Pengepakan, selain berfungsi melindungi isi juga berfungsi sebagai sarana daya tarik bagi penerima barang, pedagang perantara atau konsumen. Memang besarnya fungsi utama pengepakan adalah sebagai pelindung isi terhadap berbagai gangguan fisik maupun non fisik sehingga tidak rusak, penyok, busuk, tumpah dan sebagainya. Tetapi pengepakan juga merupakan sarana promosi yang hendaknya dimanfaatkan.
            Dengan melihat bungkusnya orang tidak hanya mengenal merek produk saja, tetapi juga tertarik dan bersedia membeli. Bahkan kemasan dan pengepakan yang mudah dimusnahkan atau dapat dimanfaatkan lagi biasanyalebih diminati pembeli.
3) Kebijaksanaan Harga  
            Disamping kebutuhan, biasanya harga menjadi dasar pertimbangan pertama sebelum sampai pada keputusan untuk membeli suatu barang. Seseorang yang membutuhkan dan berminat membeli mungkin akan mengurungkan niatnya jika tidak ada kesesuian harga. Inilah pentingnya sistem pemasaran untuk memperhatikan kebijaksanaan harga dalam menyusun program. Sebaliknya, disamping memperhitungkan faktor biaya dan laba yang diinginkan, dalam menentukan tingkat harga juga harus memperhitungkan situasi harga yang berlaku di pasaran.

2. Meneliti Pasar
            Fakta dan data yang diperlukan untuk pengambilan kebijaksanaan pemasaran dapat diperoleh melalui serangkaian penelitian pasar. Memang, untuk penelitian semacam ini di butuhkan biaya yang tidak sedikit. Karena itu, penelitian tidak harus secara besar-besaran melainkan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Untuk memperoleh fakta dan data itu harus dilakukan survai lapangan secara terus menerus sejak usaha belum dimulai sampai tak terbatas selesainya. Ini dimaksudkan agar apa yang dilakukan perusahaan selalu sesuai dengan keadaan. Jadi pada dasarnya penelitian pasar tidak hanya dilakukan terus menerus selama perusahaan masih beroperasi.
            Banyak cara yang dapat dilakukan untuk survai pasar, tergantung cara mana yang paling sesuai. Cara-cara itu diantaranya adalah dengan wawancara langsung dengan responden, dengan kuesioner melalui pos atau dengan cara observasi (pengamatan). Cara observasi biasanya lebih efektif karena dilakukan dengan mengamati sendiri ke lapangan sehingga memberikan kesan yang sukar dilupakan.
Selanjutnya, informasi hasil survai pasar ini disampaikan ke bagian produksi agar berusaha memenuhi kebutuhan dan tuntutan pasar itu dengan baik, baik untuk jangka waktu pendek maupun panjang. Demikian seterusnya dilakukan selama perusahaan masih beroperasi.

3. Saluran Distribusi dan Distribusi Fisik
            Sewaktu usaha yang dimulai masih kecil, konsumen masih berada di sekitar tempat usaha, jenis produk mungkin baru satu atau beberapa saja, maka pekerjaan menyalurkan produk belum menjadi persoalan. Mungkin pemilik sebagai pimpinan perusahaan masih sempat dan mampu memasarkan sendiri, berkunjung ke konsumen, tatap jual, menyerahkan barang, menagih pembayaran dan sebagainya. Kesemuanya itu mungkin dilakukan sendiri atau dengan beberapa orang pembantu saja.
Karena masih dilakukan sendiri, niscaya konsumen akan bertambah banyak dan wilayahnya pun makin luas. Dengan demikian pemasaran sendiri ini praktis tidak dapat dilaksanakan. Untuk itu diperlukan tenaga penjual (wiraniaga) yang kemudian mereka dilatih ketrampilan untuk menawarkan, menjual dan mengelola penjualan. Pendek kata, mereka diberi petunjuk dan latihan tentang kewiraniagaan.
Selanjutnya konsumen bertambah banyak dan daerah pemasaran pun makin luas. Pekerjaan menawarkan, menjual, mengirim barang dan penagihan yang ingin membayar di akhir bulan. Sementara itu produk memerlukan gudang penyimpanan yang lebih besar lagi. Dalam hal demikian, perusahaan sudah tiba saatnya untuk bekerja sama dengan perusahaan lain yang bersedia menjual produk di wilayah tertentu, yaitu pengecer. Dengan demikian, tugas menjual, menyerahkan barang, menagih pembayaran dan penyimpanan barang nantinya dilakukan oleh pengecer.
            Tugas perusahaan selanjutnya adalah membina, memberi dukungan kepada pengecer. Wiraniaga dapat ditugaskan membantu memperkenalkan produk kepada konsumen dan tugas-tugas lain yang membantu pengecer. Sementara itu, perusahaan membuat kebijaksanaan tentang pembayaran, perkreditan, dan mengusahakan agar kedua belah pihak saling memberi informasi tentang seluk beluk pemasaran produk perusahaan. Masalah sistem pembayaran, pengiriman dan sebagainya dapat dirundingkan.
            Lebih lanjut lagi, mungkin suatu saat hasil usaha dapat menjangkau daerah yang lebih luas lagi. Dengan daerah pemasaran yang demikian luas, kerja sama dengan pengecer saja rasanya tidak lagi mencukupi. Untuk itu perlu dipikirkan kemungkinan untuk mendirikan cabang perusahaan atau cabang khusus pemasaran di beberapa daerah. Atau, paling tidak bekerja sama dengan para pedagang besar, mencari agen, dan sebagainya. Selanjutnya mereka ini yang langsung berhubungan dengan konsumen. Para pedagang ini biasanya mengenal betul situasi konsumen dan daerah disekitarnya sehingga kerja sama ini sangat menyenangkan sekali. Di lain pihak, perusahaan dapat memanfaatkan mereka untuk mendapatkan informasi dari mereka tentang segala hal yang berkaitan dengan pemasaran demi suksesnya pengendalian.
            Jalur yang ditempuh produk untuk sampai konsumen, disebut saluran distribusi perlu diperhatikan benar. Saluran distribusi ini hendaknya cukup sederhana, tidak terlalu panjang dan tidak terlalu banyak melibatkan lembaga pemasaran (pedagang besar, tengkulak, pengecer dan sebagainya). Semakin panjang jalur yang ditempuh berarti akan menambah biaya yang memungkinkan makin tingginya harga dan mengurangi laba. Perlu diingat bahwa untuk setiap kelembagaan pemasaran akan memerlukan ongkos, baik untuk angkutan, penyimpanan, potongan harga maupun komisi bagi para penyalur. Hal ini berarti akan menambah biaya pemasaran dan rentetannya akan dibebankan kepada konsumen dengan harga yang menjadi lebih tinggi.
            Dalam perdagangan yang makin luas ini masalah yang kian sulit bukan hanya pembayaran saja, tetapi juga sarana angkutan dan prasarananya yang disebut distribusi fisik. Sarana angkutan dapat mencakup angkutan jalan raya, laut, udara, sungai dan sebagainya. Sedangkan pra-sarananya adalah jalan rayanya, terminal, pelabuhan dan sebagainya. Karena distribusi fisik ini akan pergunakan jasanya, maka perlu dipelajari dulu dengan seksama. Tidak hanya sistem distribusi yang berlaku umum, sistem angkutan, sarana dan prasarana distribusi saja yang dipelajari, tetapi juga tarip yang berlaku serta persyaratan pengemasan dan pengiriman yang harus dipenuhi.

4. Cara Pembayaran dan Pengiriman Barang
Cara-cara pembayaran perlu mendapat perhatian dalam pengelolaan pemasaran karena dengan adanya keringanan-keringanan dalam pembayaran merupakan daya tarik tersendiri. Ada banyak cara pembayaran yang dapat dilakukan dan semuanya itu dapat dirundingkan dengan pembeli baik konsumen maupun penyalur atau pedagang. Namun demikian, pada dasarnya cara pembayaran ini dapat dibedakan berdasarkan waktu dan alat pembayarannya.
Menurut waktunya, pembayaran dapat dilakukan sekaligus atau bertahap dengan jangka waktu tertentu. Bentuk pembayaran diantaranya sebagai berikut :
            a. Pembayaran tunai yang dilakukan segera setelah barang diserahkan.
            b. Pembayaran dengan uang muka dan sisanya dilunasi kemudian yang dapat dibayar dengan  tunai ataupun angsur sesuai perjanjian. Dalam hal ini, uang muka yang ditarik ini bersifat sebagai utang dagang.
            c. Pembayaran dengan mengangsur sebagian atau seluruhnya dengan jangka waktu tertentu.
            d. Pembayaran belakangan yaitu pembayaran dilakukan bersamaan dengan diterimanya kiriman barang berikutnya.
            Sedangkan menurut alatnya, pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan uang (termasuk pengiriman uang melalui wesel pos, bank, atau jasa lain), cek, pemindahbukuan ( jika penjual dan pembeli mempunyai rekening bank), dengan perhitungan utang piutang dan sebagainya. Bentuk-bentuk alat pembayaran ini prlu diketahui dalam angka pengelolaan pemasaran.
            Cara-cara pengiriman atau penyerahan barang kepada pembeli juga perlu diperhatikan dalam mengelola pemasaran. Ada banyak cara yang dapat dilakukan dan semuanya itu dapat dirundingkan dengan pembelinya. Cara-cara penyerahan ini sedikit banyak akan ikut mempengaruhi biaya-biaya pengiriman dan mungkin juga dapat menjadi unsur daya tarik tersendiri. Cara-cara penyerahan barang dagangan diantaranya seperti :
ü Loko gudang / pabrik
ü Lepas gudang
ü Frangko (fanco)
ü FOB (Free on board) dan FOR (Free on Rail)
ü Cost and Freight (C & F )
ü Free Along Side Ship (FAS)
ü Cost, Insurance and Freight (CIF)

5. Promosi Penjualan
            Promosi merupakan suatu kegiatan untuk memperkenalkan kebaikan, manfaat, manfaat tambahan, harga yang murah dan sebagainya kepada konsumen dan calon konsumen. Promosi secara tidak langsung membujuk dan merangsang konsumen/ calon konsumen untuk mengenal, menyayangi, berminat dan akhirnya sampai pada keputusan untuk membeli. Promosi merupakan usaha untuk menumbuhkan kepercayaan konsumen/ calon konsumen terhadap perusahaan dan hasilnya. Kegiatan promosi pada dasarnya bersifat menjunjung tinggi nama perusahaan dan hasil usahanya.
Promosi hendaknya dilakukan secara terus menerus meskipun produk sudah laku dan dibeli orang. Dalam hal ini promosi bertujuan merawat pelanggan agar tetap membeli dan bahkan membeli lebih banyak, serta berusaha menambah jumlah pelanggan. Satu hal yang perlu diperhatikan, bagaimanapun cara promosi dilakukan, yang penting harus jujur, terbuka dan mudah dimengerti sehingga orang merasa senang dan tidak kecewa.
            Ada banyak cara promosi yang dapat dilakukan. Promosi dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan dan dapat juga dengan meminta bantuan biro jasa iklan/ promosi. Untuk itu memang diperlukan biaya yang tidak sedikit. Cara-cara promosi yang sering digunakan dan terbukti keberhasilaanya, diantaranya sebagai berikut :
Ø Potongan harga
Ø Penjualan kredit
Ø Pemberian contoh barang
Ø Pameran-pameran
Ø Undian dan pemberian kupon
Ø Membuat iklan dan reklame
Ø Menjadi sponsor
            Masih banyak lagi cara-cara promosi yang dapat ditempuh untuk meningkatkan penjualan. Namun, pada dasarnya harus selalu dilakukan pembaharuan dalam promosi terutama dicari bentuk-bentuk yang belum pernah dilakukan perusahaan lain. Seorang pengelola yang kreatif akan selalu berusaha dan menemukan cara-cara baru tersebut.
Lalu, bagaimana pendekatan untuk memutuskan melaksanakan promosi. Untuk itu diperlukan pertimbangan dan pemikiran yang masak sebelum sampai pada keputusan untuk melaksanakan promosi. Tahap-tahap pendekatan dibawah ini kiranya sangat berguna sekali.
            1. Menetapkan siapa yang akan dijadikan sasaran promosi. Pada dasarnya sasaran promosi adalah konsumen dan calon konsumen, yaitu khalayak ramai, golongan masyarakat tertentu, dan perseorangan.
            2. Berapa banyak biaya yang disediakan dan seharusnya digunakan untuk promosi. Banyak perusahaan yang menentukan biaya promosi berdasarkan prosentase atas penjualan dan biaya ini menjadi beban harga. Karena itu, perlu diperhitungkan berapa biaya untuk promosi sehingga tidak menjadi beban berat bagi konsumen. Ada yang menetapkan biaya ini sebesar 2%-5% dari hasil penjualan.
            3. Cara apa saja yang akan ditempuh untuk promosi. Promosi mungkin dilakukan tidak hanya satu cara saja, misalnya disamping memasang iklan juga mengadakan penjualan kredit, pemberian contoh Cuma-Cuma dan sebagainya.
            4. Media dan sarana promosi apa yang akan dipilih. Ini dipengaruhi oleh siapa sasaran promosi, berapa dana yang tersedia dan berapa luas promosi ini dilaksanakan. Media-media yang biasa digunakan adalah reklame dan periklanan (koran, majalah, brosur,papan reklame, etalase toko ), penerbitan profesi, media masa, publikasi pers ( majalah, koran, dan tatap jual yang biasanya dilakukan dari pintu ke pintu /door to door).
            5. Melaksanakan promosi. Sebelum pelaksanaan ada baiknya jika dilakukan uji coba dulu kira-kira sampai seberapa jauh keberhasilan usaha promosi tersebut.
            6. Menilai hasil-hasil promosi. Banyak cara untuk menilai keberhasilan promosi dan ini penting artinya bagi program selanjutnya. Salah satu cara yang sering digunakan adalah menilai seberapa banyak peningkatan hasil penjualan setelah dilakukan promosi. Tentunya juga harus di bandingkan dengan biaya yang telah di keluarkan untuk promosi itu.

6. Mengendalikan Penjualan
            Setelah semua usaha untuk memasarkan dan menjual di lakukan, selanjutnya tinggal mengendalikan penjualan itu sendiri. Pengendalian ini tidak mudah karena akan menyangkut pengelolaan informasi, pengolahan informasi, ramalan-ramalan, penentuan strategi dan keputusan terakhir akan melibatkan naluri atau rasa seni pimpinan perusahaan.
            Mula-mula berbagai informasi dikumpulkan baik dari bagian pemasaran (wiraniaga, pengecer, tengkulak dan juga konsumen) maupun dari lingkungan dalam (catatan-catatan yang ada di perusahaan, terutama catatan penjualan masa lalu). Informasi ini dilengkapi dengan hasil penelitian pasar sehingga lebih “up to date”.
            Selanjutnya dilakukan perkiraan-perkiraan tentang kemungkinan besarnya penjualan di masa mendatang. Salah satu caranya adalah dengan melihat kecenderungan yang akan terjadi berdasarkan hasil penjualan masa lalu. Ramalan ini baru bersifat ancar-ancar saja. Dengan mempertimbangkan berbagai informasi yang ada, pimpinan seharusnya dapat memutuskan beberapa perkiraan penjualan yang akan dapat dicapai, kemudian menetapkan berapa jumlah penjualan yang di incar untuk diraih. Dengan demikian anggaran penjualan, rencana produksi dan lain-lain dikerahkan dan diarahkan untuk mencapai sasaran jumlah penjualan itu.
            Jika jumlah sasaran telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah menggariskan strategi untuk mencapai sasaran itu. Ada empat pilihan strategi pemasaran yang terkenal, ialah :
            1. Penetrasi pasar, yaitu strategi untuk tetap bertahan pada produk semula tetapi penjualn diperbanyak.
            2. Perluasan pasar, yaitu tetap pada produk semula tetapi pasaran diperluas.
            3. Pengembangan produk ; yaitu dilakukan pembaharuan atau memproduksi barang baru tetapi pasar tetap seperti semula.
            4. Diversifikasi, yaitu strategi dengan produk dan pasar baru.
            Jika sasaran dan strategi sudah ditetapkan, perlu dilakukan penjatahan penjualan untuk tiap wilayah pemasaran. Sebaiknya, penjatahan dilakukan secara terbuka atas pertimbangan fakta dan data masa lalu dan hasil-hasil penelitian pasar.
            Lebih lanjut, jika sudah dilaksanakan pimpinan perlu mendapatkan catatan-catatan perusahaan terutama catatan hasil penjualan yang dapat dicapai untuk di bandingkan dengan rencana semula. Jika ternyata ada penyimpangan perlu segera dicari apa penyebabnya, kemudian diambil tindakan perbaikan. Agar perbaikan-perbaikan dapat segera diambil dan tidak terlambat, maka laporan perlu dirancang sebelumnya sehingga dapat disusun dengan cepat, tepat, dan terus menerus.


http://smk3ae.wordpress.com/2009/04/19/mengenal-sistem-manajemen-perusahaan-chapter-14-evaluasi-manajemen-1/


0 komentar:

Poskan Komentar